[E - Correo Automático] Caso de uso No. 1 - Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua.

[E - Correo Automático] Caso de uso No. 1 - Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua.

Proyecto

Implementación HubSpot EDUCON - Universidad del Rosario

Cliente

Universidad del Rosario

Caso de uso No. 1

Caso de uso Marketing B2C

Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua

Flujo de Automatización: Asignación de Asesor y Envío de Primer Correo

1. Resumen del Flujo de Trabajo

Este flujo de automatización está diseñado para gestionar la asignación de asesores a los estudiantes o contactos según su facultad académica. El proceso incluye la edición de registros, el envío de notificaciones internas y correos electrónicos automatizados relacionados con las inscripciones. La correcta ejecución del flujo depende de una actualización constante de las ramificaciones y la asignación adecuada de asesores, lo cual es crucial para asegurar la efectividad y precisión del proceso.

2. Paso 1: Ramificación (Condicional de Asesor)

Objetivo: Determinar el asesor asignado según la facultad del contacto.

Acción:
- El sistema evalúa la propiedad "Facultad" del contacto registrado. Si la facultad es "JURISPRUDENCIA", el flujo asigna el asesor VALENTINA RUBIANO y continúa con las siguientes acciones. Si no es así, el flujo sigue una rama alternativa sin asignar asesor.
Importancia de la Actualización Constante:
- La asignación correcta del asesor depende directamente de los valores de facultad. Si un contacto cambia de facultad, o si la facultad no está correctamente asignada, el flujo de trabajo puede fallar.
- Responsabilidad: La Universidad es responsable de actualizar y mantener estas ramificaciones de manera regular para reflejar cambios en la estructura académica y la asignación de asesores.
Riesgos: Si las ramificaciones no se actualizan adecuadamente, los estudiantes pueden ser asignados a asesores incorrectos, lo que podría generar errores en las comunicaciones y la gestión de inscripciones.

3. Paso 2: Editar Registro (Contacto)

Objetivo: Actualizar la propiedad "Propietario del contacto" para el contacto asignado.

Acción:
- En este paso, se establece VALENTINA RUBIANO como el propietario del contacto, vinculando al asesor asignado (según la facultad) con el contacto registrado en el sistema.
Detalles Técnicos:
- Tipo de Registro: Contacto (objeto asociado).
- Asociación con objeto: Todos los objetos contactos.
- Propiedad a editar: Propietario del contacto.
- Valor asignado: Duván Albarracín.

4. Paso 3: Enviar Notificación Interna por Correo

Objetivo: Enviar una notificación interna acerca de la falta de facultad asociada al curso o negocio.

Acción:
- Se envía un correo interno al Propietario del negocio, indicando que un "Deal" no tiene la facultad asociada.
- Destinatarios: Propietario del negocio.
- Asunto del correo: "Deal sin Facultad Asociada [Nombre del negocio]".
- Cuerpo del correo: Se proporciona información detallada sobre el error y las acciones a seguir.

5. Paso 4: Editar Registro (Negocio)

Objetivo: Actualizar la propiedad "Propietario del negocio".

Acción:
- El flujo actualiza el registro del negocio, asignando VALENTINA RUBIANO como el propietario del negocio, asegurando que la persona adecuada esté a cargo de la gestión del negocio.
Detalles Técnicos:
- Tipo de Registro: Negocio (objeto actual).
- Propiedad a editar: Propietario del negocio.
- Valor asignado: Duván Albarracín.

6. Paso 5: Enviar Correo de Inscripción

Objetivo: Enviar un correo automatizado con los detalles de la inscripción.

Acción:
- El correo es enviado a los contactos asociados al negocio, informando sobre los detalles de la inscripción. Se utiliza una plantilla de correo predefinida con la Ficha Técnica de Inscripción.
- Destinatarios: Contactos asociados al negocio con la etiqueta "Todos los objetos contactos".
- Correo automatizado: Se selecciona la plantilla "Notificación Inscripción [Ficha técnica]".

7. Responsabilidad y Mantenimiento Continuo

Actualización de las Ramificaciones:

La actualización de las ramificaciones es el paso más crucial en este flujo de trabajo, ya que garantiza que el asesor asignado sea el correcto para cada facultad. Esta parte debe ser monitoreada y actualizada con regularidad para asegurar que los estudiantes sean asignados correctamente a sus asesores.

Razón de la Actualización:
- Las facultades, los asesores y las estructuras organizacionales pueden cambiar con el tiempo. Si un estudiante se cambia de facultad o si se asignan nuevos asesores, el flujo debe ser actualizado de inmediato para evitar errores en la asignación de asesores.
- Impacto de no actualizar las Ramificaciones:
  - Si las ramificaciones no se mantienen actualizadas, los contactos podrían ser asignados a asesores incorrectos, lo que afectaría la comunicación, la gestión de las inscripciones y la experiencia general del estudiante.
- Frecuencia recomendada de actualización:
  - Se recomienda realizar esta actualización al menos una vez por semestre o cada vez que haya cambios significativos en las facultades o en los asesores.
- Responsabilidad: La Universidad es responsable de garantizar que las ramificaciones se actualicen regularmente. El equipo encargado debe verificar que todos los datos de los asesores y facultades estén correctamente reflejados en el sistema.

8. Conclusión

Este flujo de automatización optimiza la asignación de asesores y la gestión de inscripciones académicas. La actualización constante de las ramificaciones es esencial para garantizar que los asesores correctos sean asignados a cada facultad y que el proceso de inscripción fluya sin problemas. La Universidad tiene la responsabilidad de mantener estos datos actualizados, para que el sistema funcione correctamente y evite cualquier error relacionado con la asignación incorrecta de asesores.