[D -Form Contacto] Caso de uso No. 1 - Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua.

[D -Form Contacto] Caso de uso No. 1 - Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua.

Proyecto

Implementación HubSpot EDUCON - Universidad del Rosario

Cliente

Universidad del Rosario

Caso de uso No. 1

Caso de uso Marketing B2C

Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua

Documentación Técnica del Formulario de Contacto en HubSpot

Resumen

El formulario de contacto en HubSpot está diseñado para recopilar información detallada sobre los usuarios que se registran o se ponen en contacto. Este formulario contiene múltiples campos de información personal, como nombres, apellidos, correo electrónico, y otros detalles de contacto. Cada campo se asocia a una propiedad de contacto en HubSpot, lo que permite organizar y almacenar los datos recibidos para su posterior análisis y uso en marketing o ventas.

Estructura del Formulario

El formulario está compuesto por varios campos que recogen información clave del contacto. Los campos principales del formulario incluyen los siguientes:

1. Nombres

Propiedad Asociada: firstname (Primer nombre del contacto).
Tipo de Campo: Texto libre.
Descripción: Este campo solicita el primer nombre del contacto.

2. Apellidos

Propiedad Asociada: lastname (Apellido del contacto).
Tipo de Campo: Texto libre.
Descripción: Este campo solicita el apellido del contacto.

3. Correo electrónico

Propiedad Asociada: email (Dirección de correo electrónico del contacto).
Tipo de Campo: Correo electrónico.
Descripción: Este campo solicita la dirección de correo electrónico del contacto para poder comunicarse con él.

4. Confirmar correo electrónico

Propiedad Asociada: correo_de_confirmacion (Confirmación del correo electrónico).
Tipo de Campo: Correo electrónico (validación de duplicado).
Descripción: Este campo permite al usuario confirmar su dirección de correo electrónico.

5. Número de teléfono

Propiedad Asociada: phone (Número de teléfono del contacto).
Tipo de Campo: Teléfono.
Descripción: Este campo solicita el número de teléfono del contacto para establecer comunicación.

6. Tipo de documento

Propiedad Asociada: tipo_de_documento_educacion (Tipo de documento educativo del contacto).
Tipo de Campo: Desplegable.
Descripción: Este campo solicita el tipo de documento que el usuario proporciona, como cédula de ciudadanía, pasaporte, etc.

7. Número de documento

Propiedad Asociada: numero_de_documento_educacion (Número de documento educativo del contacto).
Tipo de Campo: Número.
Descripción: Este campo solicita el número del documento educativo del contacto.

8. País

Propiedad Asociada: pais_educacion (País del contacto).
Tipo de Campo: Desplegable.
Descripción: Este campo solicita el país de residencia del contacto.

9. Ciudad Educon

Propiedad Asociada: ciudad_educon (Ciudad del contacto dentro de Colombia).
Tipo de Campo: Lista desplegable.
Descripción: Este campo permite seleccionar una ciudad colombiana de la lista de ciudades disponibles. Las opciones de ciudad solo se muestran si el país seleccionado es Colombia.

10. Autorización de tratamiento de datos

Propiedad Asociada: No directamente asociada a una propiedad de contacto, pero puede implicar una validación legal.
Tipo de Campo: Casilla de verificación.
Descripción: El contacto autoriza el tratamiento de sus datos personales bajo la política de privacidad indicada.

Propiedades Asociadas a los Campos

Cada campo en el formulario se asocia a una propiedad de contacto dentro de HubSpot, lo que permite almacenar y gestionar la información de manera estructurada. A continuación, se describen las propiedades asociadas a cada uno de los campos del formulario:

Nombres

Etiqueta de propiedad: firstname
Descripción: Almacena el primer nombre del contacto.
Grupo: Información del contacto.

Apellidos

Etiqueta de propiedad: lastname
Descripción: Almacena el apellido del contacto.
Grupo: Información del contacto.

Correo electrónico

Etiqueta de propiedad: email
Descripción: Almacena la dirección de correo electrónico del contacto.
Grupo: Información del contacto.

Confirmación de correo electrónico

Etiqueta de propiedad: correo_de_confirmacion
Descripción: Confirma la dirección de correo electrónico del contacto.
Grupo: Información del contacto.

Número de teléfono

Etiqueta de propiedad: phone
Descripción: Almacena el número de teléfono del contacto.
Grupo: Información del contacto.

Tipo de documento

Etiqueta de propiedad: tipo_de_documento_educacion
Descripción: Almacena el tipo de documento educativo del contacto (cédula, pasaporte, etc.).
Grupo: Educon URosario.

Número de documento

Etiqueta de propiedad: numero_de_documento_educacion
Descripción: Almacena el número de documento educativo del contacto.
Grupo: Educon URosario.

País

Etiqueta de propiedad: pais_educacion
Descripción: Almacena el país de residencia del contacto.
Grupo: Información del contacto.

Ciudad Educon

Etiqueta de propiedad: ciudad_educon
Descripción: Almacena la ciudad del contacto dentro de Colombia.
Grupo: Educon URosario.

Autorización de tratamiento de datos

Etiqueta de propiedad: No asociada a propiedad directa.
Descripción: Autorización legal relacionada con el tratamiento de los datos personales.

Configuración de las Propiedades

En HubSpot, cada propiedad de contacto puede configurarse de acuerdo con ciertos parámetros, como el tipo de campo, validación y reglas de visibilidad. Para cada campo, los detalles específicos incluyen:

Tipo de campo: Define el formato del campo (texto, número, correo electrónico, lista desplegable, etc.).
Visibilidad: Algunos campos pueden ser visibles solo en ciertos formularios o en los resultados de búsqueda global.
Reglas de validación: Se pueden definir para garantizar que los valores ingresados cumplan con ciertas condiciones (por ejemplo, que un número de documento tenga un mínimo y máximo de caracteres, o que el correo electrónico sea válido).

Propiedad "Ciudad Educon"

Resumen de la Propiedad

La propiedad "Ciudad Educon" es un campo dependiente que solo se muestra si el país seleccionado es Colombia. El propósito de esta propiedad es recoger la ciudad específica del contacto dentro del país seleccionado.

Tipo de Campo: Opciones en Desplegable
Grupo: Educon URosario
Descripción: Este campo permite seleccionar una ciudad colombiana de la lista de ciudades disponibles. Las opciones varían dependiendo de la selección del País Educon.

Flujo Condicional de la Propiedad "Ciudad Educon"

Acción de Campo Dependiente:
Si el valor de "País Educon" es igual a Colombia, el formulario presenta el campo "Ciudad Educon" para que el contacto seleccione una ciudad dentro de Colombia.

Progresividad del Campo:
En caso de que un visitante ya haya enviado el formulario previamente, se mantendrá el campo de País Educon visible sin necesidad de que vuelva a completar la selección del país. De ser necesario, la ciudad asociada al país se mostrará según la selección anterior.

Consideraciones Técnicas

Visibilidad Condicional:
La propiedad "Ciudad Educon" se muestra únicamente cuando el valor de "País Educon" es Colombia. Esto es gestionado a través de la configuración de campos dependientes en HubSpot.

Eficiencia en la Recolección de Datos:
Asegura que los datos de ubicación estén bien organizados, sin que se muestren opciones irrelevantes para usuarios fuera de Colombia.

Validación de Entrada:
Los campos de "País Educon" y "Ciudad Educon" cuentan con reglas que garantizan la correcta entrada de datos, lo que contribuye a la calidad y consistencia de la base de datos.

Recomendaciones para Mejorar la Conversión en el Formulario de Contacto

Para optimizar la tasa de conversión del formulario y mejorar la experiencia del usuario, se recomienda realizar los siguientes ajustes:

1. Eliminar la Solicitud de País y Ciudad

Razón: Solicitar tanto el país como la ciudad puede generar fricción innecesaria durante el proceso de registro, especialmente si no es un dato esencial para el primer contacto.

Recomendación:

Eliminar la solicitud de "País Educon" y "Ciudad Educon" en los primeros pasos del formulario de contacto. Estos campos pueden ser solicitados en etapas posteriores, cuando se requiera segmentación más avanzada o cuando se disponga de una base de datos más robusta que permita completar esta información de manera más eficiente.
Esto reducirá la longitud del formulario, lo que mejora la experiencia de usuario y puede resultar en una mayor tasa de envío.

Impacto Esperado:

Menor Fricción: Al eliminar la solicitud de país y ciudad, se reduce el número de campos que el usuario debe completar. Esto hace que el proceso sea más rápido y menos tedioso.
Mayor Tasa de Conversión: Menos campos visibles significan menos resistencia al completar el formulario, lo que generalmente lleva a un aumento en la conversión.

2. Eliminar la Doble Solicitud de Correo Electrónico

Razón: Pedir el correo electrónico dos veces (una para el campo de "Correo Electrónico" y otra para "Confirmar Correo Electrónico") puede parecer redundante para los usuarios, generando fricción y potencialmente desmotivando a aquellos que no desean pasar por una confirmación adicional.

Recomendación:

Eliminar el campo de "Confirmar Correo Electrónico" y dejar solo el campo original de "Correo Electrónico". En caso de que se necesite verificar la validez del correo electrónico, se puede implementar un sistema de verificación por correo electrónico de manera automática después de que el formulario haya sido enviado.
Esta acción simplificará el formulario, reduciendo la percepción de complejidad por parte del usuario.

Impacto Esperado:

Mayor Sencillez y Usabilidad: Al eliminar la duplicación en la solicitud de correo, el formulario se vuelve más directo y fácil de completar.
Reducción de la Abandono: Los usuarios tienen menos obstáculos al enviar el formulario, lo que puede llevar a una mayor finalización del registro.
Menor Fricción: La eliminación de campos innecesarios crea una experiencia más fluida, lo que contribuye a una mejor tasa de conversión.

Impacto Global de las Recomendaciones

La combinación de estas modificaciones hará que el formulario de contacto sea más corto y sencillo, lo que generalmente resulta en:

Una mejor experiencia de usuario: Los usuarios prefieren formularios rápidos y fáciles de completar.
Aumento en la tasa de conversión: Al reducir el número de campos solicitados, es probable que más usuarios completen el formulario.
Menor tasa de abandono: Con menos campos y pasos, los usuarios estarán menos inclinados a abandonar el formulario antes de enviarlo.

Utilización de los Datos de IP Capturados por HubSpot

HubSpot ya captura los datos de la dirección IP del usuario cuando se completa el formulario de contacto, lo que permite identificar de manera automática la ubicación geográfica aproximada del visitante, incluyendo el país y la ciudad desde donde está interactuando. Esto significa que no es necesario solicitar explícitamente la información de país y ciudad en el formulario, ya que HubSpot puede obtener estos datos a través de la IP de manera automática.

Ventajas de Utilizar los Datos de IP

Reducción de Campos en el Formulario: Al eliminar los campos de "País Educon" y "Ciudad Educon", el formulario se simplifica y reduce el esfuerzo requerido por el usuario. Esto, como se mencionó previamente, mejora la tasa de conversión.
Mayor Precisión en la Ubicación Geográfica: La dirección IP proporcionada por HubSpot permite una localización precisa del usuario sin necesidad de que el visitante ingrese manualmente esta información.
Optimización del Formulario: Los datos de la IP permiten un mejor análisis y segmentación sin necesidad de intervención del usuario.

Impacto de Utilizar la IP para la Ubicación

Menos Fricción para el Usuario: Al prescindir de campos adicionales como país y ciudad, el proceso de llenado del formulario es más rápido y directo.
Mejores Resultados de Conversión: Al facilitar el proceso y al mismo tiempo mantener la precisión de los datos, es probable que se logre una mayor tasa de conversión.
Mayor Eficiencia de Datos: HubSpot maneja automáticamente la ubicación sin necesidad de intervención del usuario, lo que también reduce el margen de error en la información proporcionada.

Conclusión

Dado que HubSpot ya captura datos de la dirección IP para identificar la ubicación del usuario, no es necesario solicitar explícitamente el país y la ciudad en el formulario de contacto. El uso de esta funcionalidad permite reducir la cantidad de campos, mejorar la tasa de conversión y aprovechar los datos ya disponibles de manera eficiente. Además, las recomendaciones para eliminar la doble solicitud de correo electrónico y simplificar el formulario contribuirán significativamente a una mejor experiencia de usuario y un aumento en la tasa de conversión.