[C - Workflow Creación Deal] Caso de uso No. 1 - Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua.

[C - Workflow Creación Deal] Caso de uso No. 1 - Automatización del proceso de gestión de leads B2C para Educación Continua.

Documentación Técnica del Flujo de Trabajo Automatizado: Creación de Deal [Código Programa]

Resumen

Este flujo de trabajo automatiza la creación de un Deal (negocio) dentro de HubSpot, asignado a un contacto, utilizando el Código Programa como clave para identificar el negocio y asociarlo al contacto correspondiente. El flujo solo se activa cuando se cumplen las condiciones específicas del contacto y garantiza que el negocio esté asociado con el programa adecuado.

Componentes del Flujo

1. Desencadenante de Inscripción

• Condición de Activación:
  • El flujo de trabajo se activa solo si el ID de registro y, lo más importante, el Código Programa están presentes y son conocidos. Si alguno de estos valores falta, el flujo no procederá.
  • Código Programa es fundamental para asegurar que el negocio esté asociado al programa correcto, garantizando la precisión y la correcta asignación de los cursos a los negocios de los contactos.

2. Acción: Crear Registro (Deal)

• Propósito: Crear un Deal (negocio) en HubSpot asociado al contacto, utilizando el Código Programa y el nombre del contacto como base para la creación del negocio.
  
  
• Configuración:
  
  
  • Nombre del negocio: Se utiliza el Código Programa y el Nombre y Apellido del contacto para formar el nombre del negocio.
  • Pipeline y Etapa: El negocio se coloca en el pipeline de Nuevo lead (Calificación de Leads).
  • Fecha de cierre: El negocio tiene una fecha de cierre definida como 90 días después de la ejecución de la acción.

3. Finalización del Flujo

• El flujo finaliza una vez que el Deal ha sido creado y asignado correctamente.

Detalles Específicos de las Imágenes

1. Imagen 1: Condiciones de Desencadenante
   
   
   • Filtro de Condición: Se verifica si el ID de registro y el Código Programa están presentes en los datos del contacto. Esto asegura que solo los contactos con esta información se incluyan en el flujo.
2. Imagen 2: Creación del Deal
   
   
   • Acción de Creación de Registro: El flujo procede a crear un negocio con el nombre configurado como Código Programa - Nombre del contacto y lo asigna al propietario del contacto.
   • Configuración de Pipeline: El negocio se coloca en el pipeline de "Nuevo lead (Calificación de Leads)" con una fecha de cierre definida a 90 días.

Consideraciones Técnicas

Información Recibida del Formulario:

Es absolutamente fundamental que, al momento de enviar el formulario en la página (por ejemplo, cuando un contacto se registra para un curso), se reciban todos los datos necesarios para activar el flujo correctamente. En este caso, la propiedad más crítica es el Código Programa.

• Importancia del Código Programa:
  El Código Programa es la clave para asociar un contacto con un curso específico o un producto en HubSpot. Este valor es esencial para garantizar que el negocio (Deal) creado a partir de ese contacto esté vinculado al programa adecuado. Sin el Código Programa, no es posible identificar de manera precisa qué curso o producto está asociado al contacto, lo que podría resultar en errores graves en el proceso de ventas o en la gestión de contactos.
  
  
• ¿Por qué es crítico?
  Si el Código Programa no se recibe o no es correcto:
  
  
  1. El flujo no puede avanzar. La lógica del flujo está directamente dependiente de que este valor esté presente, y sin él, el sistema no puede ejecutar las acciones posteriores, como la creación del negocio o la asignación correcta del contacto al programa correspondiente.
  2. La asociación incorrecta o la falta de asociación entre el contacto y el programa sería catastrófica, ya que el Deal generado estaría incompleto o podría estar vinculado a un programa erróneo, afectando así la conversión, la gestión de oportunidades y el seguimiento de ventas.
  3. El Código Programa es la base del proceso: Al ser la propiedad que se utiliza para generar el nombre del negocio y asignarlo correctamente al pipeline adecuado, es el punto de partida del flujo. Sin esta propiedad, no hay ninguna referencia a qué producto o servicio debe recibir el contacto.
• Proceso de Recepción del Formulario: Cuando un contacto completa el formulario en la página, el Código Programa debe ser capturado correctamente y enviado al sistema como parte de los datos. Es responsabilidad del Equipo TI de la Universidad del Rosario esta acción. Dependiendo del diseño del formulario y la página, es posible que el Código Programa sea un campo oculto o se extraiga automáticamente de una URL o de otro sistema de base de datos. Este campo debe ser preciso y debe ser validado correctamente antes de ser enviado al flujo de trabajo.
  
  
  1. Si el Código Programa es proporcionado correctamente en el formulario, el flujo podrá continuar y asociar de manera automática ese contacto al negocio adecuado dentro de HubSpot, creando un Deal que se asocia a un curso o producto específico.
  2. Sin el Código Programa: Si por alguna razón el formulario no contiene esta propiedad (por ejemplo, el campo es dejado vacío o mal configurado en el formulario), el flujo no podrá continuar y no se creará el negocio. Esto interrumpe el proceso de ventas, ya que no se podrá proceder con la asociación entre el contacto y el programa correspondiente, lo que puede resultar en la falta de oportunidades de negocio o un seguimiento deficiente de los contactos.
• Asegurando la Exactitud del Código Programa: Para que el flujo funcione correctamente, es crucial que:
  
  
  1. El Código Programa se envie una vez se completé cada formulario utilizado para la inscripción de contactos o la creación de negocios.
  2. El formulario debe ser configurado de tal forma que no sea posible enviar el formulario sin este campo, asegurando que la propiedad Código Programa siempre esté presente.
  3. El Código Programa debe ser extraído y validado correctamente, de modo que el valor sea exacto y coincida con los valores esperados en el sistema para cada programa o producto.
• En resumen, sin el Código Programa no solo se interrumpe el flujo de trabajo, sino que también se pierde la capacidad de gestionar adecuadamente los contactos y sus respectivas oportunidades de negocio. Este valor es la clave para que el flujo de trabajo automatizado funcione correctamente, y garantiza que cada contacto esté vinculado a un curso o producto específico dentro de HubSpot, lo cual es esencial para el éxito del proceso de ventas y la conversión de leads.
  
  

Este flujo asegura la creación automática de un negocio relacionado con un programa específico de cada contacto, optimizando la automatización de ventas y mejorando la precisión en la gestión de leads. La propiedad Código Programa es fundamental para que este proceso funcione correctamente, ya que sin ella no es posible asociar el negocio con el curso correspondiente, lo que puede resultar en un error en la automatización y la gestión de contactos.